Deelnamevoorwaarden Edubuild Summit

De voorwaarden waaronder aan Edubuild Summit 2026 kan worden deelgenomen, zijn vastgelegd in deze deelnamevoorwaarden, het ‘Algemeen Reglement voor deelneming aan, door, of in samenwerking met Easyfairs Gent georganiseerde activiteiten’, hierna genoemd ‘Algemeen Reglement’, alsmede het reglement van inwendige orde van Flanders Expo Gent.

Organisatie

Edubuild Summit is een organisatie van OOLA bv met als hoofdzetel Nokeredorpstraat 55, 9771 Kruisem (NOK).

Plaats en tijdstip

Locatie: Flanders Expo Gent, hal 2
Openingsdatum: donderdag 26 november 2026
Contact: +32 50 250 170
Website: www.edubuild-summit.be

Deelname

Een stand reserveren gebeurt via het online deelnameformulier op https://www.edubuild-summit.be. Door de reservatie via het online deelnameformulier verklaart de kandidaat-exposant uitdrukkelijk dat alle verbintenissen tussen hem en de organisator met betrekking tot de beurs door deze algemene voorwaarden worden beheerst, met uitsluiting van zijn eigen algemene voorwaarden, zelfs als die later dan deze algemene voorwaarden zijn opgesteld. De organisator contacteert – bij het vaststellen van eventuele onregelmatigheden – automatisch de (kandidaat-)exposant. Na reservatie wordt de standruimte en het standnummer 14 dagen gereserveerd voor de kandidaat-exposant vanaf de datum van aanvraag. Een standnummer wordt pas definitief toegekend na goedkeuring van de offerte die de organisator toestuurt.

Facturatie & betalingsvoorwaarden

De exposant verklaart zich uitdrukkelijk akkoord met elektronische facturatie. Bij inschrijving is de exposant automatisch het inschrijvingsgeld verschuldigd volgens de gekozen standmodule en gekozen modaliteiten. Het inschrijvingsgeld is het volledige bedrag van de offerte.Na goedkeuring van de offerte ontvangt de exposant de factuur voor deelname aan Edubuild Summit 2026. Het verschuldigde bedrag wordt als volgt gefactureerd:

• een voorschot van 40% van het inschrijvingsgeld 14 dagen na de goedkeuring van de offerte;
• het saldo van het inschrijvingsgeld ten minste 120 dagen voor de openingsdatum van de beurs

Ingeval van inschrijving door een exposant minder dan 120 dagen voor de openingsdatum van de beurs, wordt het voorschot en het saldo tesamen gefactureerd en dient het volledige bedrag van het inschrijvingsgeld te worden betaald.De facturen van de organisator dienen uiterlijk binnen de 30 dagen na factuurdatum te worden betaald, netto en zonder korting of verrekening. Indien een factuur minder dan 30 dagen vóór de openingsdatum van de beurs of na de openingsdatum van de beurs wordt opgemaakt, dan is deze factuur na ontvangst contant betaalbaar. Indien een betaling niet ontvangen werd voor openinsdatum van de beurs, kan de organisatie een deelnemer de toegang tot de stand ontzeggen. Alle betalingen dienen te geschieden op het rekeningnummer Belfius Bank nv – IBAN: BE93 0689 4021 5367 – op naam van OOLA bv.

Afstand van deelname

Ingeval van afstand van deelname door de exposant is de exposant van rechtswege en zonder voorafgaande ingebrekestelling de volgende forfaitaire opzeggingsvergoedingen verschuldigd:

• Als de afstand zes maanden of meer vóór de openingsdatum wordt aangekondigd, een opzeggingsvergoeding gelijk aan 40% van het totale verschuldige inschrijvingsgeld;
• Als de afstand tussen de zes maanden en de drie maanden vóór de openingsdatum wordt aangekondigd, een opzeggingsvergoeding gelijk aan 75% van het totale verschuldige inschrijvingsgeld;
• Als de afstand minder dan drie maanden vóór de openingsdatum van de beurs of na de openingsdatum van de beurs wordt aangekondigd, een opzeggingsvergoeding gelijk aan 100% van het totale verschuldige inschrijvingsgeld en, desgevallend, het bedrag van alle andere facturen verschuldigd aan de organisator.

De afstand dient gecommuniceerd te worden door het voorleggen van de aangetekende zending of via e-mail op info@oola.be.

Ingebruikname & ontruiming van de standplaatsen

De ingebruikneming van de standplaatsen voor standenbouw en inrichting kan gebeuren op woensdag 25/11/2026 tussen 12u00 en 22u00. De stand dient volledig afgewerkt te zijn op donderdag 26/11/2026 om 9u00. Het is niet toegelaten voor exposanten om de stand, panelen of aanhorende publiciteit hoger te maken dan 2,5m of meer vloeroppervlakte in te nemen dan de gekozen standformule. De ontruiming van de standplaatsen en het verwijderen van materiaal moet gebeuren na afloop van de vakbeurs op donderdag 26/11/2026 tussen 18u00 en 24u00.

Inbreuken

Bij inbreuk op bovenvermelde voorwaarden kunnen de inrichters de toegezegde en op voorhand betaalde standplaats weigeren. Ingeval de stand reeds zou zijn aangebracht en ingericht, zullen de organisatoren van de vakbeurs het recht hebben onmiddellijk deze stand te doen verwijderen en dit op kosten van de overtreder van bovenvermelde voorwaarden, zonder dat de deelnemer-exposant enig recht heeft op schadevergoeding of terugbetaling van de gestorte sommen. Het Belgisch recht is van toepassing op deze Algemene Voorwaarden. Bij betwisting is enkel de rechtbank van Gent territoriaal bevoegd.